Ticari Defter Tutulması Zorunluluğu
Her tacir, Türk Ticaret Kanunu’na göre: “ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır.” (TTK md. 64).
Ticari defter ve belgeleri saklama yükümlülüğü de işbu defterleri tutmakla yükümlü gerçek ya da tüzel kişi tacirler, tacir sayılanlar ve tacir gibi sorumlu olanlar üzerindedir. Tacirlerin saklama yükümlülüğü yalnızca ticari defterlerle sınırlı olmayıp aynı zamanda ticari işle ilgili tüm belgeleri kapsamaktadır. Bu belgeler ticari defterlerdeki iş ve işlemlerin tamamlayıcısı ve teyitleyicisi rolünde olup ticari defterlerin delil mahiyeti de bu belgelerin varlığına bağlıdır.
TTK Belgelerin Saklanması, Saklama Süresi başlıklı madde 82’ye göre: “
(1) Her tacir;
a) Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini,
b) Alınan ticari mektupları,
c) Gönderilen ticari mektupların suretlerini,
d) 64’üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeleri, sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür.
(2) Ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır.
Aynı maddenin 5. Fıkrasına göre Birinci fıkranın (a) ilâ (d) bentlerinde öngörülen belgelerin on yıl muhafaza edilmesi zorunluluğu bulunmaktadır.
Ticari defter ve belgelerin 10 yıllık saklama yükümlülüğünün önemi bu belgelerin muhtemel uyuşmazlıkların çözümündeki ispat görevidir. Defter ve belgeleri saklama yükümlülüğüne uymamanın tek başına herhangi bir cezai yaptırımı yoktur. Ancak tacirin defterlerini saklamamasının hukuki sorumluluk ve ispat hukuku bakımından çok önemli hüküm ve sonuçları vardır.
Bazı hallerde tacir her ne kadar basiretli davranmış, ilgili belgelerin güvenle saklanabilmesi için tüm önlemleri almış olsa da çeşitli sebeplerle bu belgeler yok olabilmekte, zarar görebilmektedir. Ticari defter ve belgelerin öneminden kaynaklı olarak Kanunumuz bu konuya dair bir çözüm yolu getirmiş ve zayi belgesi müessesesini düzenlemiştir. Yazımızın devamında zayi belgesi alınmasının şartları, zayi davasının hukuki niteliği ve konuyla ilgili emsal kararlara yer verilecektir.
Dava, hasımsız olarak açılacak yani davalı taraf bulunmayacaktır. Dava, ticari defterlerin kaybolması veya zarar görmesinin öğrenildiği tarihten itibaren 30 gün içinde açılmalıdır. Bu süre geçtikten sonra dava açılması durumunda dava reddedilir.
Ticari Defter Tutma ve Saklama Zorunluluğu 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda (“TTK”) tacirleri bağlayan hükümlerden biri de ticari kayıt tutma yükümlülüğü ve belirli bir süre boyunca bu kayıtları saklama zorunluluğudur. Türk Ticaret Kanunu m.18/1 ile 64/1 hükümleri uyarınca tacirler ticari defterler tutmakla yükümlüdürler. Hangi tür tacirlerin hangi defterleri tutacağı TTK m. 64’te düzenlenmiştir. Ancak doğal afetler veya hırsızlık gibi dış etkenler nedeniyle ticari kayıtların belirtilen süre içinde korunması her zaman mümkün olamamaktadır.
Ticari kayıtların kaybolması durumunda, TTK md. 82/7’de düzenlenen zayi davası gündeme gelebilir. Çünkü bu kayıtların olmaması, tacirin usul hukuku, vergi hukuku ve ceza hukuku dahil olmak üzere farklı hukuki boyutlarda olumsuz sonuçlara neden olabilir.
TTK’nın 64/1. maddesine göre, “her tacir, ticari kayıtları tutmak ve bu kayıtlarda ticari işlemleri, işletmenin ekonomik ve mali durumunu, borç-alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen sonuçları bu Kanuna göre açıkça ortaya koymak zorundadır.
”Aynı madde, saklama yükümlülüğünü ticari belgeler için de genişleterek “tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilen her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofilm, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.” şeklinde düzenlenmiştir. Bu nedenle, tacir, ticari işlemlere, icraata veya iptale ilişkin olmasa da ticari kayıtların anlaşılması ve düzenlenmesi için gerekli olan belgeleri saklamakla yükümlüdür.
Kayıtların saklama süresi 10 yıl olarak belirlenmiştir (TTK md. 82/5). Bu sürenin sonunda kayıtların imha edilmesi, tacir için olumsuz bir duruma yol açmayacaktır. Zayi Davası Kayıtların 10 yıl içinde zarar görerek kaybolması durumunda izlenmesi gereken yol TTK’nın 82/7. maddesinde şu şekilde açıklanmaktadır:
Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu kayıtlar; yangın, su baskını veya deprem gibi bir afet veya hırsızlık nedeniyle ve kanuni saklama süresi içinde kaybolursa, tacir, zıyaa uğradığı tarihten itibaren on beş gün içinde işletmesinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme, gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.
Zıyaa uğrayan belgelerin kurtarılması için yapılan çalışmalardan bir sonuç alınamayacağının, yani zıyaa kesin olarak öğrenildiği tarihten itibaren 15 günlük hak düşürücü süre başlar. Dava, ticari işletmenin bulunduğu yer Asliye Ticaret Mahkemesi nezdinde açılır ve mahkeme tarafından verilecek hüküm bir tespit hükmü niteliğindedir, kesin delil teşkil etmez ve aksi her zaman ispat edilebilir. TTK uyarınca, gerçek ve tüzel kişi tacirlerin basiretli bir tacir gibi davranma yükümlülüğü olduğu için zayi başvurusu sebepleri sadece doğal afetler ve hırsızlık gibi durumları içermektedir.
Bu nedenle tacirin zayi belgesi talep edebilmesi için kaybın, tacirin kusuru olmaksızın meydana gelmiş olması gerekmektedir. Kusur, defterlerin muhafazasıyla ilgili bir kusur olmalıdır; örneğin, fişin prizde takılı bırakılması nedeniyle çıkan yangın gibi bir “genel kusurun” varlığı zayi belgesi talebine etki etmez.
Ticari evrakların nasıl kaybolduğunun açıklanamadığı bir durumda da mahkeme, TTK’da öngörülen şartların oluşmadığı gerekçesiyle dava şartı yokluğundan reddedebilir. Zayi davasıyla ilgili bir diğer önemli konu, hangi tür kayıtlar ve belgelerle ilgili zayi belgesi talep edilebileceğidir.
TTK md. 82/7, bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu kayıtlardan bahsetmektedir. Bu nedenle, zayi belgesi alınabilecek belgeler, usulüne uygun tutulmuş ticari kayıtlar ve ticari işlemlerin kurulmasına, icrasına veya iptaline ilişkin ticari belgelerdir.
Zayi belgesi verilmesinin ispat hukuku açısından sonuçları olduğu için yalnızca TTK uyarınca ispata elverişli ticari kayıtlar için zayi belgesi verilebilecektir.
Zayi belgesi talebi mahkemece kabul görmez ise bu durumda, vergi ve ceza hukuku açısından ciddi yaptırımlar söz konusu olabilecek; muhtemel hukuki uyuşmazlıklar açısından da ispat yönünden problemler ortaya çıkabilecektir.
